L’un des buts les plus complexes à atteindre lorsque plusieurs personnes rédigent au sein d’une même équipe est l’harmonisation du style rédactionnel.

Modèles d’information, guides de style et guides éditoriaux sont principalement utilisés pour guider et structurer le style rédactionnel. Mais ces bonnes pratiques éditoriales ne sont pas suffisantes pour assurer une cohérence rédactionnelle optimale et pérenne.

L’hétérogénéité du style fait perdre du temps à l’utilisateur lorsqu’il cherche une information. L’utilisation de synonymes pour décrire un même concept peut provoquer une mauvaise compréhension des procédures. De plus, dans le cas d’une documentation mal rédigée, la traduction sera susceptible de comporter des erreurs, voire des non-sens. Le manque de cohérence dans le style rend également la réutilisation de contenu difficile et même impossible dans certains cas. L’une des règles de base du single sourcing consiste à avoir un contenu homogène pouvant être réutilisé pour des objectifs différents, dans des contextes différents. Etant donné que traduction et single sourcing sont liés, l’hétérogénéité du style peut devenir un problème conséquent pour les entreprises.

Il existe une vaste gamme d’outils permettant d’harmoniser le contenu. Ils se répartissent dans deux catégories : les outils « automatiques » et les outils « manuels ».

Lorsque l’on parle d’outils « automatiques » en rédaction technique, les premières choses qui nous viennent en tête sont les modèles d’information comme DITA, qui fonctionnent très souvent avec des éditeurs XML. La norme DITA permet aux rédacteurs de structurer, de réutiliser et d’harmoniser le contenu des gros volumes documentaires. Mais il y a des inconvénients. L’utilisation d’un éditeur XML couplé à un modèle d’information peut se révéler rigide pour certaines personnes.

Le guide de style est l’outil typique pour améliorer la cohérence du style. Il fournit des règles à suivre pour respecter le style rédactionnel d’une entreprise. Il donne des informations pour savoir comment écrire un titre correct, comment structurer les listes ou comment utiliser la ponctuation. En considérant que les guides de styles sont souvent précis et complets, nous serions en mesure d’espérer un style totalement uniformisé entre les rédacteurs d’une entreprise. Pourquoi la réalité est-elle si différente ?

La première raison repose sur l’accessibilité et la visibilité de ce genre de guides. Leur existence devrait être mentionnée non seulement lorsqu’un rédacteur arrive dans l’entreprise, mais aussi lorsque ce même rédacteur, travaillant dans la société depuis plusieurs années, oublie qu’il existe un guide de style ou pense à tort qu’il n’évolue pas.

La seconde est liée à la complexité de tels guides. Ils peuvent être mal structurés ou trop difficile à comprendre. Les rédacteurs sont par conséquent réticents à les lire.

Les bases terminologiques peuvent être utilisées pour fournir des règles d’utilisation, des noms de produits validés ou encore des définitions. Si elles sont bien conçues, elles peuvent être très utiles pour un rédacteur qui souhaite rapidement savoir quel terme il doit utiliser, ou bien connaitre le sens d’un mot dans différents contextes et différents produits.

Plusieurs autres façons de chercher de la terminologie sont apparues dans les sociétés, comme les espaces terminologiques collaboratifs.

Les éditeurs sont un autre moyen d’insuffler l’harmonisation au sein d’une documentation. La fonction éditoriale s’articule autour de trois grands axes : la révision de la langue, l’application des standards de l’entreprise, et la révision structurelle, concernant la construction des documents.

Comme nous venons de le voir, il est possible d’emprunter plusieurs chemins pour apporter de la cohérence aux ouvrages techniques.

Premièrement, les entreprises devraient planifier des formations pour les nouveaux arrivants. Même si les guides de style existent, ils ne sont pas nécessairement lus par les rédacteurs techniques qui peuvent avoir d’autres priorités quand ils débutent dans leur nouveau poste.

Deuxièmement, généraliser la profession d’éditeur peut être une solution intéressante. Pour une efficacité accrue, ce rôle peut être associé à d’autres options éditoriales comme un outil proposant des fonctionnalités d’édition automatique.

Troisièmement, je pense que la centralisation des ressources liées au style de rédaction est importante. Prenons l’exemple d’un espace central qui pourrait proposer guides de styles, wikis, bases de données terminologiques, témoignages d’experts métier, ou toute autre recommandation pouvant servir l’harmonisation du style.

L’harmonisation du style est essentielle en communication technique car elle assure une cohérence qui aide les utilisateurs à comprendre et à utiliser les solutions de la société. De plus, un contenu homogène a plus de chances d’être réutilisé et fait donc gagner du temps aux rédacteurs, et de l’argent à l’entreprise.